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实务:如何建立电子合同管理制度和流程(三)
来源 : 一签通 发布时间 : 2020-07-15 浏览量 :
       上文阅读:实务:如何建立电子合同管理制度和流程(一)
       ☆ 全流程管理
       剖析电子合同流程,我们会发现每一个合同都需要经历合同准备、起草、审核、签订、履行、归档等的全过程。
电子合同
       1. 合同创建
       选择合格的供应商。一签通建议企业可制定《电子合同主体资质审查标准》,在电子合同实名认证的基础上,针对性地规定各类合同主体应当具备的通用资质和特殊资质,设置资信分级标记功能等,通过标注黑名单或灰名单,禁止或提醒经办人选择该供应商签署合同,确保合同对方当事人在实体方面满足履行合同的资格条件。
       合同示范文本管理。建议企业应建立合同示范文本制度,每年定期和不定期地对合同范本库中的合同范本进行修订完善,确保内容满足公司各方面管理要求。
电子合同
       2. 合同审核
       合同审核是合同管理过程中最为重要的一项内容,其目的旨在通过业务部门及职能部门的专业审核,对合同前置的审批流程及约定的条款内容进行全面层层把关,防范合同风险。
       设置审批流程。合同管理流程大体分为串行审批和并行审批两种,前者是指合同承办部门、审查部门、公司领导按照串行的方式审批合同,任何一个审查环节结束,下一个审查环节才能开始;后者是指各审查部门以并行的方式同时对合同进行审查,在各审查部门对合同均同意签署的情况下,再由公司领导对合同进行最后的审批,任何一个审查部门对合同内容有修改意见,合同都将被退回到承办部门修改,完善后重新提交审批。从审查效率的角度而言,在合同起草质量较高、合同退回几率较小的情况下,并行审批的效率更高。除了常规流程以外,企业还可以设置合同预审流程和批量审批流程等特殊的审批流程,以作为普通流程的补充。
电子合同
       设定审批权限。尤其是一些大型企业,每年合同数量庞大,为兼顾合同的普遍性和特殊性,可根据合同金额、合同类型,设定诸如由部门副总经理、部门总经理、公司副总经理和公司总经理最终审批或签署。
       统一审查标准。一签通建议企业应当制定详细具体的合同审查标准和规范,细化合同审核的要点,充分利用信息化手段,将各部门和各层级人员的审查职责固化到合同管理系统中,为公司合同审查人员日常审核合同提供统一、规范的标准、依据和指引。此外,为保证合同审查效率,可在合同管理系统中设置审核时间提醒功能,对超时、未审结的合同,系统自动设置向审查人以及相关领导发送提醒短信或邮件,以督促审核任务的及时完成。
       合同审查要点。①对合同文本的审查;②对合作方主体的审查;③ 对合同生效要件的审查;④对合作方盖章的审查;⑤对于法定代表人或授权代表人签字的审查;⑥对盖章环节的磋商信息的保留等。
       未完待续,敬请期待....

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