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实务:如何建立电子合同管理制度和流程(二)
来源 : 一签通 发布时间 : 2020-07-15 浏览量 :
       上文阅读,请点击:实务:如何建立电子合同管理制度和流程(一)
       企业可以根据实际情况搭建合同管理制度体系,具体而言,可包括合同综合管理制度、内部控制制度、授权管理制度、合同解析制度、合作方信用管理制度、知识产权移交制度、框架协议订单制流程优化申报制度、合同范本管理制度、特殊类型合同的管理制度、专项合同管理制度、纠纷案件处理制度、检查与奖惩制度等,确保合同管理各项制度的严谨合理、依法合规。
电子合同
       制度体系的层级和制度的数量取决于企业自身的合同数量、类型是否繁多,以及企业对合同管理的具体需求。
       管理内容:合同起草          部门:业务部门          管理要点:
       1、业务部门选择相应电子合同标准文本后,通过系统发送给合作方,合作方就主要条款、责任等细节进行磋商批注;
       2、审核合作方实名认证后的资质或者资格的清单;
       3、重大合同或关系复杂的特殊合同,应当由法律/商务部门协助起草。
       管理内容:合同审核          部门:法务/商务部门          管理要点:
       1、国家或行业存在合同范本的,应按照标准进行(一般指工程合同);
       2、法务/商务人员或者归口部门主管应当对其合同条款进行审核,避免合同条款存在漏洞或者不符合合同订立的本意;
       3、法务/商务人员应关注合同主体、内容和形式的合法性,了解对方当事人的履约能力、权利义务、违约责任和争议条款明确话等。
电子合同
       管理内容:合同签订          部门:印章部门/综合办公部门          管理要点:
       1、企业应建立电子印章使用管理,业务部门应当在法律/综合部门审核批准后才可使用印章;
       2、电子印章应区分合同章、法人章、公章;
       3、合同类型属于上级管理权限的,下级单位无权限签署。
       管理内容:合同保管          部门:归口部门          管理要点:
       1、电子合同签署系统中对电子合同进行安全备份;
       2、增加辅助认证,如二维码、时间戳、水印、短信通知等,强化证据效力,防篡改。
电子合同
       管理内容:合同履行          部门:业务/检查/财务部门          管理要点:
       1. 业务部门应根据合同条款履行的节点进行相应履行并定期上传更新进展。
       2. 监督部门应定期针对合同履行情况进行检查。
       3. 财务系统对接合同账款、发票、合同变更等数据。
       管理内容:制度管理          部门:法务/商务部门          管理要点:
       1、应建立合同管理流程并定期进行检查评价;
       2、应建立健全合同管理考核与责任追究制度。
       未完待续,请点击阅读 实务:如何建立电子合同管理制度和流程(三)

关键字:电子合同

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