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实务:如何建立电子合同管理制度和流程(一)
来源 : 一签通 发布时间 : 2020-07-15 浏览量 :
       好产品的灵魂是理念,17年来一签通服务了500万家企业,我们始终坚定地认为印章、合同是公司权利、意志的象征,任何形态印章、合同都替代不了企业的管理。电子合同、电子印章不能仅仅是一种新载体、新工具,更根本的是要解决数字世界交易信任难题,更应承载的是数字世界中企业管理的洞察与变革,更应体现的是管理思维与管理模式的创新。
电子合同
       那么,数字世界,如何转变合同、印章管理模式,构建可信交易环境?接下来,一签通从实务经验出发,通过电子合同管理的整体思路、机构职责、制度流程管理等几方面,详细向大家阐述电子合同全流程管理的精髓。
       ☆ 整体思路
       (一)集中管控
       统一归口管理部门。企业的投资行为、资本运作行为、扩张行为、收缩行为、营销行为、人力资源管理、财务管理行为等等,无不以一系列的合同来实现,加强电子合同管理工作,必须建立电子合同全集团集中管控机制,设定统一的归口管理部门。
       统一合同文本管控。聚合电子合同资源池,搭建电子合同标准文本数据库,使用系统手段将电子合同标准文本推送到各业务平台,提供唯一电子合同标准文本源,控制合同风险。
电子合同
       统一电子合同管理平台。建设统一管理平台,将OA、ERP、SRM、财务等业务系统纳入集中合同管理系统平台,为各业务系统提供统一、集中的服务支撑,为规范业务操作、优化业务流程、固化管理要求提供有效的手段。
       统一权限管理。利用电子合同管理系统设置和控制工作流程,将电子合同管理、印章管理以及人员权限控制三者有机结合统一管控,根据岗位职责限定人员权限,根据业务场景限制用章/合同种类,实现系统管理、电子印章管理和系统日志审计管理权限的分立与统一。
       (二)为业务场景服务
       即使在一个企业内,电子签名的应用场景碎片化程度也十分高,需求也千差百异,有的应用场景侧重于可信身份认证,有的侧重电子合同的管理和取证……对合同文本要求也各有不同。将业务管理场景化,提高电子合同标准文本、合同管理与业务的关联性,配合业务迭代更新,及时对接新业务场景,做到电子合同与业务需求的高度契合,构建可信交易生态。
电子合同
       ☆ 管理制度
       在电子合同管理职责分工方面,需要通过制度明确横向各部门的管理职责,以及纵向不同层级人员的合同审核重点,以确保各部门及各层级人员管理职责清晰,无交叉和遗漏,形成合同闭环管理。
       未完待续,请点击阅读:实务:如何建立电子合同管理制度和流程(二)

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